Olá! Se você chegou até aqui, é porque vende em marketplaces e já se questionou se a conciliação dos recebíveis estava certa. Afinal, cálculos e planilhas manuais sempre podem render em erros, tanto da sua parte quanto dos canais de venda e ferramentas. Você não é a única pessoa nessa situação: vários clientes do Koncilia, primeira ferramenta de conciliação automática, chegaram até nós pelas mesmas dúvidas que as suas.
Essa incerteza é importante, pois te coloca em busca de maneiras para otimizar esse processo demorado e ter mais segurança dos valores. É verdade que os erros não acontecem o tempo todo, mas você verá a seguir que um único erro pode significar um belo prejuízo.
O Koncilia existe para garantir que nada escape aos seus olhos: qualquer acidente de cálculo, para mais ou para menos, causado por qualquer um dos envolvidos, será apontado com detalhes! Nos preocupamos em trazer transparência para e-commerces e marketplaces.
Selecionamos as 10 melhores histórias de nossos clientes sobre como a conciliação automática pode salvar o faturamento. Os nomes foram substituídos e ocultados para preservar a identidade dos sellers, mas as histórias são 100% reais.
Esperamos que as histórias te inspirem a buscar cada vez mais assertividade em suas conciliações!
1 – Comissões cobradas a mais: todo esse tempo perdendo dinheiro e eu nem desconfiava
Nossa primeira história é sobre um seller que chamaremos de Ícaro. Quando começou as conciliações, Ícaro percebeu o que temia: o valor da comissão não batia. Isso acendeu uma luz vermelha, afinal, se um repasse veio errado, é provável que vários repasses passados estavam com valores incorretos sem que ninguém notasse.
Ícaro resolveu puxar os repasses retroativos do ano inteiro para validar os valores. O que ele descobriu foi de assustar qualquer seller: não apenas um, mas vários pedidos do período de janeiro a agosto de 2018 vieram com a comissão cobrada a mais, somando uma diferença de mais de R$ 160,00!
O que você faria no lugar dele? Claro, entrar em contato com o marketplace na mesma hora! Mas infelizmente, os marketplaces têm regras sobre o período de contestação sobre os repasses, e no caso de Ícaro, já haviam vencido os 90 dias de prazo.
Essa história não teve um final feliz para o bolso, mas graças à essa situação, Ícaro entendeu a importância de conciliar os repasses assim que já forem pagos, possibilitando a tomada de providências caso alguma diferença aconteça.
2 - Frete dobrado, prejuízo pesado
Nessa segunda história, vamos conhecer mais um pepino que o Ícaro descobriu com a conciliação. Mas essa teve um final diferente!
Enquanto o Ícaro fazia suas conciliações retroativas da 1ª história, ele descobriu algo a mais: além das comissões erradas, os valores de fretes eram cobrados em duplicidade. E não foi apenas uma ou duas vezes. Ítalo percebeu que isso aconteceu por 5 meses!
Consegue imaginar o prejuízo? Se a diferença de R$ 160,00 da 1ª história te assustou, se ajeite na cadeira agora. O valor total que Ítalo perdeu nessa brincadeira foi de R$2.440,00. Pois é, durante todos os meses desse período, Ícaro perdia R$488,00 sem saber.
Mais uma vez, Ícaro precisou entrar em contato com o marketplace para informar o problema e tentar resolver tudo. Se você já está desanimado pensando que novamente nosso amigo saiu perdendo, pode acalmar seu coração: dessa vez o Ícaro conseguiu reaver o valor total. Ufa!
3 - Descontos cadastrados errados, e vários reais pelo ralo
Ah, os descontos... sempre tão bons para dar aquele giro no estoque, não é? Os clientes, então, fazem a festa. O problema é quando essa festa acontece em cima de um desconto completamente errado.
Essa história aconteceu com um grande e-commerce de roupas que é atendido por uma empresa full commerce. Essa empresa estava fazendo alguns testes na conta do e-commerce quando encontrou um monte de divergências na conciliação com um marketplace. Essas divergências estavam ligadas ao método de pagamento da AME Digital (cadastro de desconto feito pelo seller no produto, dependendo da forma de pagamento).
Todos os envolvidos se sentaram para conversar e procurar a raiz desse problema. E qual não foi a surpresa do e-commerce ao descobrir que tudo se tratava de um erro humano no cadastro do desconto?
Os produtos que deveriam estar saindo por 5% a menos foram cadastrados com um desconto de 50%! O total dessa brincadeira foi de mais de R$ 40.OOO,OO em apenas UM dos repasses.
Errar é humano, mas perder um dinheiro desses é de tirar a razão de qualquer um. Hoje, esse e-commerce confere cada vírgula e automatiza a conciliação de cada repasse feito.
4 - Repasse não é lugar de fazer mistério
Um grande e-commerce de suplementos tinha forte atuação em marketplaces, e tudo parecia correr bem. Quando começaram a conciliar automaticamente, perceberam que um dos marketplaces sempre adicionava valores descontados no total. Esses valores não traziam explicação alguma, eram apenas chamados de “Pagamentos de despesa”. Ora, mas despesa do que?
Esse mistério motivou uma verdadeira saga para o e-commerce. Pesquisaram na internet, perguntaram para outros sellers do mesmo marketplace, entraram em contato... tudo para tentar entender o que seriam essas supostas despesas.
E a resposta? Tão vaga quanto a informação do começo. Nem o marketplace, nem o suporte disponível foi capaz de retornar com um esclarecimento satisfatório, mesmo diante da persistência do e-commerce em perguntar.
Você deve estar pensando agora: “Eu perderia a paciência”. Assim como você, o seller dessa história se encheu de tentar desvendar os mistérios do marketplace e decidiu encerrar o contrato. A conciliação serviu para lembrar que a transparência deve estar acima de tudo.
5 – O cliente nem pagou, mas o marketplace já cobrou
Existe uma taxa chamada comissão por cancelamento. Esse valor é cobrado por um marketplace quando o pedido é cancelado com o pagamento confirmado mesmo antes do seller enviar o produto.
Mas o que fazer quando essa taxa é cobrada em 3 pedidos sem que o cliente pague? É, foi isso o que aconteceu com nossos amigos de um e-commerce de bicicletas. Eles identificaram esses lançamentos, e a primeira coisa que fizeram foi analisar os pedidos em todos os sistemas de gestão.
Olharam no ERP, checaram a plataforma, procuraram um comprovante de pagamento até no HUB, mas não encontraram nada que indicasse que o cliente realmente pagou pelo pedido. Eles resolveram entrar em contato com o suporte do marketplace para pedir o ressarcimento dos valores.
Como essa divergência foi encontrada cedo, esses sellers conseguiram ressarcir os valores dos 3 pedidos, recuperando um total de R$127,00. Apesar do susto, temos um final feliz!
6 – Repasses manuais que pareciam estar em grego
Nossa 6ª história não fala de um relacionamento ruim entre e-commerce e marketplace, muito pelo contrário. O e-commerce de eletrônicos tinha um grande volume de vendas no canal, e a parceria era tão boa que sempre combinavam descontos na comissão de alguns produtos.
A questão é que esses valores são repassados à parte do valor da venda, e o próprio pessoal do marketplace acrescentava o valor manualmente. Você já percebeu o quanto as inclusões manuais rendem problema, né? Pois bem...
O resultado foi uma série de erros de operação: ao invés de dar um único desconto para o pedido, acabavam descontando duas vezes no mesmo repasse, ou no próximo. Aparecia mais uma informação do valor, mas sendo descontado porque foi repassado duas vezes. Isso gerava uma confusão danada para entender se realmente pagaram todos os descontos ou não.
Para decifrar os repasses e manter as ótimas vendas no marketplace, esse e-commerce procurou o Koncilia. No fim, nós ajudamos o seller e o marketplace a entenderem o que e como estava acontecendo. Hoje, a harmonia voltou para esses parceiros!
7 – Dinheiro diretamente do túnel do tempo
Essa é a história de um e-commerce de relógios que conseguiu voltar no tempo para recuperar dinheiro perdido. Assim que começou a usar o Koncilia, esse seller percebeu alguns problemas com pedidos antigos, com data de 2017 e 2018. Ficou claro que esses pedidos não foram pagos, pois constavam como pendentes no nosso software de conciliação.
Essa foi a hora de correr atrás do prejuízo. O e-commerce ligou para o suporte do marketplace para tentar resolver a situação. A resposta demorou um pouco para vir, mas antes tarde do que nunca!
O marketplace analisou a situação e ressarciu totalmente os valores pendentes. O total passou dos R$ 3.000,00! Imagina esse dinheiro parado no passado dos seus repasses?
Com a conciliação automática, dinheiro nenhum fica perdido no tempo.
8 – Cadê a taxa que estava aqui?
Cada marketplace tem suas regras e taxas específicas. É tanta informação que o seller pode nem perceber que é isento de alguma taxa. Nossa 8ª história é sobre essa grata surpresa!
Um e-commerce de ferramentas vendia em um determinado marketplace que cobra uma taxa adicional para produtos de valor abaixo de R$ 120,00. Essa taxa existe para cobrir os custos do frete.
Ao começar a conciliar os repasses pelo Koncilia, o seller notou várias divergências de R$ 5,00 que não estavam sendo cobradas a mais. Bateu um frio na barriga de estar devendo várias taxas como em uma bola de neve.
Em análise, o seller observou que, para a sua conta, esse valor não é cobrado graças à forma de entrega que ele utiliza. Sem a conciliação, talvez ele jamais perceberia essa vantagem. Agora suas estratégias têm mais clareza!
9 – De olho no status
Dessa vez, não vamos falar sobre uma divergência de marketplaces, mas sim de um hub. Afinal, o hub também tem forte influência nos repasses e em toda a organização das vendas.
Um e-commerce de calçados percebeu logo no início das conciliações que vários pedidos vinham com o status “não encontrado no seller”, com os tipos de Estorno de Venda e Estorno de Comissão. Os status dos pedidos estavam desatualizados no hub e, como o Koncilia importa os pedidos de lá, eles acabavam ficando incompletos.
A venda e comissão acontecia normalmente, mas o estorno não era gerado. O seller contatou o pessoal do hub para uma análise do problema, e a equipe implementou uma funcionalidade de notificação. Agora, os pedidos são atualizados certinho, sem mais confusão!
10 – O mistério do estorno de pedidos entregues
Chegamos à última história do e-book, e ela é sobre 2 e-commerces com o mesmo problema. Estamos falando de estornos: sempre que um pedido é cancelado, o seller deve estornar o valor para o cliente, certo? Mas e quando o estorno acontece para pedidos que foram entregues?
Para você ver: isso é tão comum que está acontecendo com duas marcas diferentes. Ambas vendem no mesmo marketplace e só descobriram esse problema ao começarem as conciliações automáticas.
Percebeu que dissemos “está acontecendo”? Pois é, essa situação é tão recente que, enquanto escrevemos este e-book, os e-commerces ainda não tiveram a resposta do marketplace.
A solução desse mistério virá numa próxima oportunidade. Vamos torcer para que esses dois sellers consigam recuperar o dinheiro a tempo!
Conclusão
Cada coisa que a gente passa no e-commerce, hein? São tantos erros que os sellers nem imaginam que podem estar acontecendo com eles. Lendo essas histórias, é bem provável que você esteja preocupado se algum desses problemas está acontecendo nas suas vendas agora.
Deu pra perceber que quanto mais tempo o seller leva para descobrir essas bombas, menor é a chance de um final feliz. Então, quanto mais cedo você conciliar os repasses automaticamente, será mais fácil receber um ressarcimento, ou pelo menos uma explicação clara sobre as divergências. E se nem isso vier, você saberá que está na hora de mudar o canal de vendas.
Para assumir o controle dos repasses, conte com o Koncilia! Somos o primeiro conciliador de pagamento dos marketplaces do Brasil, e garantimos o controle das comissões que você recebe. Troque as planilhas de vendas pela certeza de estar recebendo o valor correto!
Vem conhecer mais sobre o Koncilia 🙂
Confira também: Benefícios da conciliação de vendas
